Kompleksowa platforma do zarządzania zaproszeniami, rejestracją gości, weryfikacją e-mail, dystrybucją biletów QR oraz obsługą obecności.
Niniejsza oferta prezentuje dedykowany system rejestracji wydarzeniowej, zaprojektowany i wdrożony specjalnie dla Państwa Firma. System obejmuje pełen cykl życia gościa — od wysyłki zaproszenia, przez rejestrację i weryfikację adresu e-mail, po wydanie biletu z kodem QR i rejestrację obecności na miejscu wydarzenia.
Rozwiązanie działa w dwóch wersjach językowych, integruje się z dostawcami poczty e-mail (główny + zapasowy), oferuje śledzenie dostaw w czasie rzeczywistym, automatyzacje w tle oraz pełną zgodność z RODO. Wszystkie dane zabezpieczone są na poziomie bazy (Row-Level Security), a każdy krok procesu jest rejestrowany z adresem IP — tworząc kompletny ślad audytowy.
System opiera się na trzech warstwach: aplikacji webowej (frontend), funkcjach backendowych (logika biznesowa i integracje) oraz bazie danych z zabezpieczeniami wierszowymi (RLS). Warstwa integracji obejmuje dostawców poczty, silnik automatyzacji oraz moduł śledzenia i analityki.
Poniższy diagram ilustruje ścieżkę gościa od momentu otrzymania zaproszenia aż po rejestrację obecności na wydarzeniu. Każdy etap jest w pełni zautomatyzowany i monitorowany.
Punkt wejścia do systemu. Prezentuje informacje o wydarzeniu (data, miejsce, agenda, galeria, informacje o noclegach) i kieruje gości do rejestracji. Działa w dwóch wersjach językowych (PL / EN) z przełącznikiem języka.
Strona akceptuje opcjonalny parametr token, który identyfikuje konkretnego zaproszonego gościa i pozwala wstępnie wypełnić formularz jego danymi. Dostępna również pod krótkimi linkami, które przekierowują gościa bezpośrednio do jego personalizowanego formularza.
Główny formularz rejestracji gościa, podzielony na cztery animowane kroki z wskaźnikiem postępu: 1) Dane osobowe (imię, nazwisko, firma), 2) Dane kontaktowe (e-mail z potwierdzeniem, telefon), 3) Preferencje (dieta, zwiedzanie fabryki), 4) Zgody i oświadczenia.
Formularz posiada mechanizm zapobiegania duplikatom: po wpisaniu e-maila sprawdza bazę i jeśli znajdzie już potwierdzoną rejestrację, oferuje ponowne wysłanie biletu QR zamiast tworzenia nowego rekordu. Zgoda BHP jest wymagana warunkowo — tylko przy zwiedzaniu fabryki.
Po wypełnieniu formularza system wysyła automatyczną wiadomość e-mail z linkiem potwierdzającym. Gość musi kliknąć w link, aby zweryfikować własność adresu — chroni to przed fałszywymi rejestracjami i zapewnia zgodność z RODO.
Funkcja posiada blokadę antyspamową (ponowna wysyłka w ciągu 60 s jest blokowana). Wiadomość jest szablonowana w HTML w firmowych barwach, zawiera przycisk CTA, zapasowy link tekstowy oraz wskazówkę dotyczącą folderu Spam. Wysyłka przez Resend z fallbackiem na Brevo.
Po kliknięciu w link weryfikacyjny system oznacza rejestrację jako potwierdzoną, zapisuje datę i adres IP, a następnie automatycznie wysyła bilet na Galę z kodem QR. Kod generowany jest z unikalnego identyfikatora gościa i renderowany jako obraz.
W bilecie zawarte są: dane uczestnika, firma, dieta, informacja o zwiedzaniu fabryki oraz szczegóły wydarzenia (data, miejsce z mapą, godzina, rekomendacje noclegowe). Ekran potwierdzenia online wyświetla bilet QR i podsumowanie. Gość może w dowolnym momencie poprosić o ponowne wysłanie biletu.
Narzędzie dla administratora do masowej wysyłki zaproszeń, zorganizowane w czterech zakładkach: 1) Import Gości (wgranie Excel/CSV, mapowanie kolumn, walidacja, wykrywanie duplikatów), 2) Treść zaproszenia PL/EN (edytor Rich Text ze zmiennymi personalizacji), 3) Wysyłka i Monitoring (konfiguracja partii, wybór nadawcy, wysyłka testowa, uruchamianie i wstrzymywanie kampanii, monitorowanie w czasie rzeczywistym), 4) Nadawcy (zarządzanie adresami i nazwą nadawcy).
Silnik w tle realizujący wysyłkę zaproszeń w partiach. Przetwarza rekordy ze statusem pending_send, blokuje je jako sending (zabezpieczenie przed wyścigami), dla każdego gościa generuje krótki link, podstawia zmienne do szablonu wg języka, wysyła mail przez Resend z fallbackiem na Brevo, a następnie aktualizuje status i liczniki zadania.
Obsługuje wstrzymywanie w trakcie partii oraz automatyczne oznaczanie zadania jako zakończone po wyczerpaniu kolejki. Uruchamiany ręcznie z panelu (kontrola zużycia integracji).
Pozwala administratorowi wysłać pojedyncze, spersonalizowane zaproszenie do konkretnego gościa (np. VIP), z pominięciem listy importowej. Administrator wybiera język, formę grzecznościową, wpisuje imię, nazwisko i e-mail, może obejrzeć podgląd wiadomości w HTML przed wysyłką.
System tworzy rekord rejestracji, generuje token i kod QR oraz domyślnie ustawia zgody na false (do zaakceptowania przez gościa w formularzu).
Kompletny widok wszystkich gości z filtrowaniem (wszyscy / wysłane / niepotwierdzeni), wyszukiwarką, paginacją oraz zestawem kart statystyk w jednolitym ciemnym stylu: łącznie zaproszonych, wypełnione formularze, e-mail potwierdzony, link potwierdzony, wysłano QR, nie podjęli rejestracji, brak potwierdzenia, zwiedzanie fabryki / diety (karta z zakładkami).
Tabela prezentuje dla każdego gościa pełny ślad procesu (zaproszenie → rejestracja → weryfikacja → potwierdzenie → QR → check-in), status dostawy, wszystkie zgody, status z czasem oczekiwania oraz akcje: podgląd, ponowna wysyłka (PL/EN), ponowna weryfikacja (z cooldown 3h), ponowny QR, sprawdzanie dostawy, eksport do Excela.
Stacja rejestracji obecności na miejscu wydarzenia. Skaner akceptuje kody QR z biletów gości (lub ręczne wpisanie / wyszukiwanie po nazwisku). Po zeskanowaniu system znajduje rekord, sprawdza czy gość był już odnotowany, a następnie aktualizuje status na attended wraz ze znacznikiem czasu.
Wyświetla modal z danymi uczestnika i informacją o duplikacie. Ekran pokazuje statystyki obecności na żywo. Zaprojektowany do pracy na tabletach i skanerach ręcznych.
Każde zaproszenie zawiera krótki, unikalny link powiązany z rekordem gościa. Link przekierowuje gościa na właściwą stronę rejestracji (PL lub EN) z automatycznym wypełnieniem jego danych. Moduł zlicza kliknięcia (statystyka zaangażowania) i upraszcza adres URL w mailu, co zwiększa klikalność i spójność wizualną z marką.
Integracja z API dostawcy poczty do dwukierunkowego śledzenia statusu dostarczenia każdej wiadomości (zaproszenia, weryfikacje, bilety). System zapisuje ostatni status (delivered, opened, clicked, hard_bounce, soft_bounce, spam, blocked, deferred, error) wraz z datą aktualizacji.
Administrator może ręcznie odświeżać status dla gościa z panelu. Webhook automatycznie aktualizuje statusy w bazie na bieżąco.
Zestaw zaplanowanych i wyzwalanych procesów automatycznych: proces kolejki zaproszeń (cykliczne uruchamianie silnika wysyłki), powiadomienie o nowej rejestracji (alert do organizatora), powiadomienie o wysłaniu kodu QR, automatyczne uzupełnianie dat potwierdzenia, konwersja dat rejestracji na strefę warszawską.
Zabezpieczenia na poziomie bazy danych (Row-Level Security): goście widzą i modyfikują wyłącznie własne rekordy, administratorzy mają pełny dostęp, tworzenie rejestracji jest publiczne, a usuwanie tylko dla administratora. Szablony i zadania wysyłki zarządzane wyłącznie przez administratorów.
Wszystkie zgody (Regulamin, RODO, prawdziwość danych, BHP, wizerunek, marketing, SMS) rejestrowane indywidualnie. Adresy IP przechwytywane przy wypełnieniu formularza i kliknięciu linku — pełny ślad audytowy zgody. Eksport do Excela umożliwia dokumentację zgodności.
Cały system działa równolegle po polsku i angielsku — formularze, strony potwierdzenia, maile weryfikacyjne, bilety, zaproszenia masowe i indywidualne. Język przypisany do rekordu gościa determinuje wersję treści we wszystkich kanałach.
Personalizacja obejmuje formę grzecznościową (z automatyczną poprawką gramatyczną), imię, nazwisko, firmę oraz unikalny link rejestracyjny.
Funkcja eksportu całości bazy rejestracji do pliku Excel jednym kliknięciem. Eksport zawiera: dane gościa, dietę, zwiedzanie fabryki, pełny ślad procesu z datami, status dostawy, wszystkie zgody, kod QR, adres IP oraz daty check-in. Nazwa pliku zawiera datę i godzinę eksportu. Przydatne do raportowania, list obecności i dokumentacji RODO.
System zapewnia kompleksową obsługę cyklu życia gościa — od zaproszenia, przez rejestrację i weryfikację, po wydanie biletu i rejestrację obecności — w pełni automatyzując komunikację, chroniąc integralność danych i dostarczając organizatorowi narzędzi do monitorowania i raportowania w czasie rzeczywistym.